Was kostet ein Mitarbeiter wirklich?

Bei 3.500 € Bruttogehalt kostet ein Mitarbeiter Ihren Betrieb mit den Werten von 2026 etwa 4.334 € im Monat – rund 24 % mehr als das Brutto. Je produktiver Arbeitsstunde sind es etwa 31 €, weil Urlaub, Feiertage und Krankheit mitbezahlt werden.

Wer eine Stelle plant, rechnet meist mit dem Bruttogehalt aus dem Vertrag. In der Buchhaltung stehen später höhere Beträge: Sozialversicherung, Umlagen, Unfallversicherung und bezahlte Ausfallzeiten kommen hinzu. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Die Bausteine der Arbeitgeberkosten

Die Arbeitgeberkosten bestehen aus dem Bruttogehalt und allem, was Sie zusätzlich tragen müssen oder freiwillig zusagen:

Bruttogehalt einschließlich vereinbarter Sonderzahlungen wie einem 13. Gehalt.
Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung: Rentenversicherung 9,3 % (DRV (öffnet in neuem Tab)), Krankenversicherung 8,75 % (7,3 % plus die Hälfte des durchschnittlichen Zusatzbeitrags von 2,9 %, GKV-Spitzenverband (öffnet in neuem Tab)), Pflegeversicherung 1,8 % (GKV-Spitzenverband (öffnet in neuem Tab); in Sachsen 1,3 %, § 58 SGB XI (öffnet in neuem Tab)) und Arbeitslosenversicherung 1,3 % (§ 341 SGB III (öffnet in neuem Tab)). Zusammen sind das 21,15 %.
Umlagen: U1 für Krankheit (nur Betriebe bis 30 Beschäftigte, § 1 AAG (öffnet in neuem Tab)), U2 für Mutterschaft und die Insolvenzgeldumlage von 0,15 % (Minijob-Zentrale (öffnet in neuem Tab)).
Berufsgenossenschaft: Die gesetzliche Unfallversicherung zahlen Sie allein (§ 150 SGB VII (öffnet in neuem Tab)). Die Höhe richtet sich nach Branche und Lohnsumme.
Freiwillige Zuschüsse: zum Beispiel Jobticket oder Altersvorsorge, soweit Sie sie zusagen.

Eine Übersicht mit Sätzen, Grenzen und Quellen finden Sie auf der Seite Lohnnebenkosten erklärt.

Brutto, Netto und Arbeitgeberkosten: drei Zahlen, drei Sichtweisen

Im Gespräch über eine Stelle fallen drei Begriffe, die oft verwechselt werden. Das Brutto steht im Arbeitsvertrag. Das Netto kommt bei Ihrem Mitarbeiter an, nachdem Steuern und die Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherung vom Brutto abgezogen wurden. Die Arbeitgeberkosten sind die Zahl aus Sicht Ihres Betriebs: Brutto plus alles, was Sie zusätzlich zahlen.

Wichtig für die Kalkulation: Die Beiträge zur Sozialversicherung teilen sich Beschäftigte und Arbeitgeber im Regelfall je zur Hälfte (§ 168 SGB VI (öffnet in neuem Tab), § 249 SGB V (öffnet in neuem Tab)). Die Arbeitnehmeranteile zahlt Ihr Mitarbeiter aus seinem Brutto. Sie erhöhen Ihre Kosten nicht noch einmal. Zusätzlich zum Brutto kommen nur die Arbeitgeberanteile, die Umlagen und die Unfallversicherung. Deshalb liegt der Aufschlag bei rund einem Viertel und nicht bei der Summe aller Beiträge.

Beispielrechnung: 3.500 € brutto bei 12 Gehältern

Das Bruttojahresgehalt beträgt 3.500 € × 12 = 42.000,00 €. Es liegt unter den Beitragsbemessungsgrenzen (§ 4 (öffnet in neuem Tab) und § 2 (öffnet in neuem Tab) der Rechengrößen-Verordnung 2026), deshalb gilt jeder Satz für das volle Gehalt:

Arbeitgeberkosten bei 3.500 € Bruttogehalt (Werte 2026)
Position	Rechenweg	je Jahr	je Monat
Bruttogehalt	3.500 € × 12	42.000,00 €	3.500,00 €
Rentenversicherung	9,30 %	3.906,00 €	325,50 €
Krankenversicherung	8,75 %	3.675,00 €	306,25 €
Pflegeversicherung	1,80 %	756,00 €	63,00 €
Arbeitslosenversicherung	1,30 %	546,00 €	45,50 €
Umlagen U1, U2, Insolvenzgeld	1,17 %	491,40 €	40,95 €
Berufsgenossenschaft (Beispielwert)	1,50 %	630,00 €	52,50 €
Arbeitgeberkosten	Summe	52.004,40 €	4.333,70 €

Neben dem Bruttogehalt fallen also 10.004,40 € im Jahr an, im Monatsschnitt 833,70 €. Das entspricht einem Aufschlag von 23,8 %. Die Umlagesätze und der Beitrag zur Berufsgenossenschaft sind hier Beispielwerte, die Sie im Arbeitgeberkosten-Rechner mit Ihren eigenen Angaben ersetzen können. Die 1,17 % entsprechen den Sätzen der Minijob-Zentrale (U1 0,8 %, U2 0,22 %, Insolvenzgeld 0,15 %). Für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte liegen U1 und U2 meist höher, bei der TK 2026 zum Beispiel bei 2,1 % und 0,44 %.

Mit 13 Gehältern

Zahlen Sie ein 13. Gehalt, steigt das Bruttojahresgehalt auf 45.500 €. Die Arbeitgeberkosten liegen dann bei 56.338,10 € im Jahr, im Durchschnitt 4.694,84 € je Monat. Der Aufschlag bleibt bei 23,8 %, weil das Gehalt weiter unter den Beitragsbemessungsgrenzen liegt.

Warum die Arbeitsstunde teurer ist als der Stundenlohn

Das Gehalt läuft auch weiter, wenn Ihr Mitarbeiter im Urlaub ist, an einem Feiertag nicht arbeitet oder krank ist. Für die Kalkulation von Stundensätzen zählen deshalb nur die produktiven Stunden. Eine Beispielrechnung mit Planungswerten:

40 Wochenstunden an 5 Arbeitstagen, das sind 8 Stunden am Tag.
Ein Jahr hat rund 260,7 Wochentage. Davon gehen 30 Urlaubstage, 10 Feiertage und 10 Krankheitstage ab.
Übrig bleiben rund 210,7 produktive Tage und damit etwa 1.686 produktive Stunden.

Teilen Sie die Jahreskosten von 52.004,40 € durch diese Stunden, kostet eine produktive Stunde 30,85 €. Das Bruttogehalt je bezahlter Stunde beträgt dagegen nur etwa 20,14 €. Der Unterschied von rund 10,71 € je Stunde entsteht durch die Lohnnebenkosten und die bezahlten Ausfallzeiten. Urlaubstage und Krankheitstage sind Planungswerte, Ihre eigenen können abweichen. Die gesetzliche Grundlage für den Mindesturlaub von 24 Werktagen ist § 3 Bundesurlaubsgesetz (öffnet in neuem Tab), für die Entgeltfortzahlung bei Krankheit bis zu sechs Wochen § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (öffnet in neuem Tab).

Was das für Ihre Stundensätze bedeutet

Wer Leistungen nach Stunden abrechnet, kennt das Problem: Der Preis muss nicht nur den Lohn decken, sondern die gesamten Personalkosten je produktiver Stunde. Im Beispiel sind das 30,85 €. Dazu kommen die Kosten, die nicht an einer einzelnen Person hängen, etwa Miete, Versicherungen und Verwaltung, sowie Ihr Gewinn. Ein Stundensatz, der nur auf dem Bruttolohn von rund 20 € aufbaut, liegt deshalb deutlich zu niedrig.

Auch wer keine Stunden abrechnet, profitiert von der Zahl. Sie zeigt, wie viel Wert eine Stunde Ihrer neuen Kraft erwirtschaften oder ersparen sollte, damit die Stelle nicht zum Zuschussgeschäft wird. Wie Sie daraus eine Gewinnschwelle ableiten, steht im Beitrag Neue Stelle schaffen: Rechnet sich das?.

Wie sich die Höhe des Gehalts auswirkt

Bis zu den Beitragsbemessungsgrenzen bleibt der Aufschlag gleich hoch. Erst darüber sinkt er, weil für den übersteigenden Teil keine weiteren Beiträge anfallen:

Aufschlag bei verschiedenen Bruttogehältern (12 Gehälter, Werte 2026)
Brutto je Monat	Arbeitgeberkosten je Monat	Aufschlag
2.500 €	3.095,50 €	23,8 %
3.500 €	4.333,70 €	23,8 %
5.000 €	6.191,00 €	23,8 %
6.000 €	7.409,42 €	23,5 %
9.000 €	10.742,78 €	19,4 %

Warum das so ist, erklärt der Beitrag Beitragsbemessungsgrenzen einfach erklärt.

Was im Prozentaufschlag nicht steckt

Weitere Posten sind betriebsspezifisch, deshalb nennen wir dafür keine Pauschalwerte:

Arbeitsplatz: Ausstattung, Software, Raum, Arbeitskleidung.
Suche und Einarbeitung der neuen Person, Zeit der Kolleginnen und Kollegen eingeschlossen.
Fortbildungen und Vertretung bei Ausfällen.
Freiwillige Zuschüsse, die Sie im Rechner als eigene Felder eintragen.

Beispiel: Jobticket und Altersvorsorge

Sagen Sie zusätzlich 30 € im Monat für ein Jobticket und 50 € im Monat für die betriebliche Altersvorsorge zu, steigen die Jahreskosten um 960 € auf 52.964,40 €. Der Aufschlag auf das Bruttogehalt liegt dann bei 26,1 %. Die Beträge sind frei gewählte Beispielwerte; der Rechner nimmt an, dass die Zuschüsse zusätzlich gezahlt werden und beitragsfrei sind.

Typische Fehler bei der Kalkulation

In der Praxis führen immer wieder dieselben Lücken dazu, dass eine Stelle teurer wird als geplant:

Nur das Brutto einplanen. Dann fehlen im Beispiel monatlich rund 834 €, im Jahr gut 10.004 €.
Umlagen und Berufsgenossenschaft vergessen. Sie wirken klein, summieren sich aber. Im Beispiel sind es zusammen 1.121 € im Jahr.
Den Zusatzbeitrag der Krankenkasse pauschal ansetzen. Er unterscheidet sich von Kasse zu Kasse. Der Durchschnitt ist nur ein Startwert.
Sonderzahlungen übersehen. Ein vereinbartes 13. Gehalt erhöht die Jahreskosten spürbar, im Beispiel um 4.334 €.
Mit bezahlten Stunden kalkulieren. Wer Stundensätze aus dem Bruttolohn ableitet, rechnet die Ausfallzeiten und Nebenkosten nicht mit ein.

Checkliste: Stelle durchrechnen

Bruttogehalt und Zahl der Monatsgehälter aus dem Vertragsentwurf übernehmen.
Zusatzbeitrag der Krankenkasse sowie U1 und U2 bei der Kasse erfragen.
Beitragsbescheid der Berufsgenossenschaft für den Satz heranziehen.
Prüfen, ob das Gehalt über einer Beitragsbemessungsgrenze liegt.
Freiwillige Zuschüsse wie Jobticket oder Altersvorsorge eintragen.
Urlaubs-, Feiertags- und Krankheitstage für die Kosten je Stunde festlegen.
Arbeitsplatz-, Einarbeitungs- und Suchkosten mit eigenen Zahlen ergänzen.
Ergebnis mit der Lohnabrechnung oder Ihrer Steuerberatung abgleichen.

Für die Frage, ob sich eine zusätzliche Stelle insgesamt lohnt, geht es im Beitrag Neue Stelle schaffen: Rechnet sich das? weiter. Gehört eine Minijob-Kraft zu Ihrer Planung, rechnen Sie mit dem Minijob-Rechner. Ihre eigenen Zahlen setzen Sie im Arbeitgeberkosten-Rechner ein.

Häufige Fragen

Wie viel Prozent kommen zum Bruttogehalt dazu?

Mit den Werten von 2026 sind es 21,15 % für die Sozialversicherung. Dazu kommen Umlagen (mit den Vorbelegungen des Rechners 1,17 %) und die Unfallversicherung der Berufsgenossenschaft. Im Beispiel von 3.500 € brutto ergibt das 23,8 %. Ihr eigener Wert hängt von Krankenkasse und Berufsgenossenschaft ab.

Zahlt der Arbeitgeber im Minijob dieselben Anteile?

Nein. Im gewerblichen Minijob gelten pauschale Abgaben von zusammen höchstens 31,17 % des Verdienstes an die Minijob-Zentrale (öffnet in neuem Tab), dazu kommt die Unfallversicherung. Die Details zeigt der Minijob-Rechner.

Wer zahlt die Umlage U1?

Die Umlage U1 betrifft Betriebe, die in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigte haben. Sie zahlen sie an die Krankenkasse und erhalten dafür einen Teil der Entgeltfortzahlung bei Krankheit erstattet. Ob Ihr Betrieb teilnimmt, stellt die Krankenkasse jeweils zum Jahresbeginn fest (§ 3 AAG (öffnet in neuem Tab)).

Ändern sich die Werte jedes Jahr?

Ja, in der Regel zum Jahreswechsel. Die Beitragsbemessungsgrenzen werden jährlich angepasst, auch der durchschnittliche Zusatzbeitrag und die Umlagesätze können sich ändern. Prüfen Sie deshalb zum Jahresbeginn die Vorbelegungen des Rechners und die Sätze Ihrer Krankenkasse.

Wo finde ich den Zusatzbeitrag meiner Krankenkasse?

Die Krankenkasse Ihres Mitarbeiters nennt ihren Zusatzbeitrag sowie die Sätze der Umlagen U1 und U2. Der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz liegt 2026 bei 2,9 % (GKV-Spitzenverband (öffnet in neuem Tab)). Im Rechner können Sie den Wert ersetzen.

Quellen und Stand

Alle Angaben gelten für 2026 und wurden am 10. Oktober 2026 geprüft. Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung.